مهندسی مجدد ۱

راهي براي دگرگون‌سازي نظام اداري كشور

دكتر قاضي‌نوري و دكتر خوشدل، دفتر همكاري‌هاي فناوري

پيشرفت‌هاي شگرف دانش در قرن گذشته جوامع را به سوي گرايش به تخصصي شدن امور پيش برد، به قدري كه اين موضوع در جزئي‌ترين امور اداري كشور هم اثر گذاشت و نظام اداري كشور به صورت سازمانها، دفاتر و كارشناساني شكل گرفت كه به صورت پياپي نسبت به هم قرار داشتند و فقط امور كارشناسي محوله را انجام مي‌دادند. بدين ترتيب هرگونه اشكالي در هريك از مراحل كل فرآيند اداراي مربوطه را از كار مي‌انداخت. به علاوه اضافه ‌شدن برخي مراحل و اقدامات غيرضروري در جريان بررسي پرونده‌ها رفته‌رفته آنقدر توسعه يافت كه نظام اداري كشور را به صورت غول بي‌تحرك و آزار رساني درآورد كه همه بايد خود را براي دست و پنجه نرم كردن با آن آماده مي‌كردند. بدين ترتيب نظامهاي اداري فعلي كشور نه تنها بازده مناسبي و سازنده‌اي ندارند بلكه وقت و نيروي انساني فراواني را به هدر داده و گاهي نتايج مخربي به بار مي‌آورد. در اين نظام ويژگيهاي ذيل به خوبي قابل مشاهده است:
-   حجيم و سنگين
-   خشك و قديمي
-   يكنواخت و متعصب
-   پرخرج
-   ناراضي‌كننده ارباب رجوع
-   ناراضي‌كننده كاركنان
-   زمان‌بر
-   پراشتباه
-   تحقيركننده ارباب‌رجوع
-   عدم پاسخگويي عملي
-   گره‌انداز در كارها
-   كاركنان تنگدست
همين ويژگي‌ها زمينه‌هاي فساد اداري و مالي را نيز فراهم مي‌كند. ارباب رجوع آنقدر از روند طبيعي كار نااميد مي‌شود كه ممكن است درمقابل وسوسه‌هايي چون رشوه‌پردازي، رانت‌خواري و سفارشات خاص تسليم شده و مرتكب آن شود. از سوي ديگر كاركنان ناراضي و تنگدست هم كه راههاي دور زدن مراحل پيچ در پيچ اداري را مي‌دانند در مقابل وسوسه رشوه‌گيري، باندبازي و تخلفات اداري تسليم مي‌شود. يك نگاه كارشناسانه به وضع موجود نشان مي‌دهد كه ادامه اين وضع قابل دوام نيست و سامانه اداري ما مجبور به تحول اساسي است زيرا:
الف-  مطالبات مردم متحول شده و آنها براي وقت و شخصيت خود ارزش قائل هستند.
ب-  دولت ديگر نمي‌تواند برزگتر شدن سازمانهاي فعلي و افزايش اعتبار آنها را بپذيرد.
ج-  تحولات جهاني سرعت عمل و كيفيت خدمات را مي‌طلبد، در غيراينصورت هر روز بيشتر دچار انزوا و عقب‌ماندگي مي‌شويم.
 بنابراين ما مجبور به يك تحول اساسي در نظام اداري خود هستيم به طوري كه حاصل آن ايجاد سازمانهايي مطلوب و كارآمد با ويژگيهاي ذيل باشد :
-  جمع و جور
-  پويا و انعطاف‌پذير
-   كم‌هزينه
-   جلب‌كننده رضايت مردم
-   ارضاءكننده مسائل روحي و مادي كاركنان
-   احترام‌گذار به ارباب‌رجوع
-   يادگيرنده
-   سريع، دقيق و با كيفيت
-   مسؤوليت‌پذير
-   كارآمد
راهبردهاي تحول اداري
 با اين اوصاف براي تحول در نظام اداري كشور نخست بايد شناخت كاملي اين فرآيندهاي اداري كه در طي سالهاي متمادي رفته‌رفته شكل گرفته بدست آوريم و سپس با بررسي تك‌تك اجزاء و با نگاه به اهداف و سياست‌هاي نظام روشهاي اصلاحي را اجرا كنيم. اين روشها بسيار متنوع هستند و از آن جمله‌اند:
الف-  ايجاد سازمانهاي جديد و ادغام و انحلال سازمانهاي قبلي
ب-  به كار بردن روشهاي مديريت جديد نظير مديريت يك دقيقه‌اي، مديريت ماتريسي، مديريت بر مبناي هدف و …
ج- افزايش دستمزدهاي كاركنان و انگيزه‌هاي آنان
د- به كارگيري فناوريهاي جديد مثل رايانه و …
هريك از روشهاي فوق بارها آزمايش شده است اما نه تنها مشكلات نظام اداري ما را حل نكرده است بلكه سبب پيچيده‌تر شدن آن شده است. مثلاً در ادغام سازمانها، با ايجاد يك سازمان بزرگتر ساز و كار اداراي را پيچيده‌تر مي‌كنيم. به اين مثال توجه كنيد:
اگر در يك سازمان براي 100 ارباب‌ رجوع در هفته نياز به عملكرد 10 كارشناس و يك سرپرست باشد (جمعاً 11 نفر) وقتي با ادغام ده سازمان مشابه ارباب رجوع به 1000 نفر در هفته مي‌رسد تعداد كاركنان مورد نياز ده برابر (110 نفر) نمي‌شود بلكه به 196 نفر مي‌رسد:
100 نفر كارشناس                    10 نفر سرپرست
1 نفر رئيس                             3 نفر معاون
18 نفر كارگزيني                     19 نفر برنامه‌ريز مالي
22 نفر حسابداري و كنترل       23 نفر خدمات
با اينكه پرسنل از مجموع كاركنان سازمانهاي ادغام ‌شده هم بيشتر شده طبيعتاً كيفيت كار بهبود نيافته است؛ يا مثلاً با افزايش دستمزد كاركنان آنقدر نسنجيده عمل مي‌كنيم كه همزمان با اين افزايش درآمد تورم با ميزاني بيش از آن زياد مي‌شود و در نهايت قدرت خريد كاركنان كاهش مي‌يابد؛ و يا با استفاده از رايانه نه تنها مشكلي را حل نمي‌كنيم بلكه با پيچيده كردن مراحل و اضافه كردن يك جزء رايانه‌اي ميزان اشتباه و اتلاف وقت را بالا مي‌بريم.
مشكل در كجاست؟
در قرن گذشته، روش آدام‌اسميت مبناي سازماندهي فعاليتهاي اداري و خدماتي بود. براساس اين روش كارهاي فني و خدماتي و صنعتي به ساده‌ترين وظايف ممكن خرد مي‌شد و افراد مختلف هركدام بخشي را بر عهده مي‌گرفتند. اين ميراث همچنان در ادارات ما پا برجاست و نظام ادارات ما مراحل يك پرونده را آنقدر خرد مي‌كند كه با آن جايگاههاي خرد شده همخواني پيدا كند. سپس عده ديگري مثل رؤسا، معاون و سرپرستان، بازرسان، مجمع‌ها (كميسيون‌‌ها) و … بايد اين فرآيند خردشده را به هم متصل كنند و مسؤوليت كل مجموعه را هم برعهده بگيرند. اين روند كاملاً غلط است و امروزه در عصر فراصنعتي بايد دوباره اين اجزا را به هم پيوند زد و فرآيندي را به وجود آورد كه به خودي خود يكپارچه باشد.
به اين مثال توجه كنيد:
" مراحل يك كار اداري در يك سازمان معمول:
-  تقاضاي ارباب‌رجوع
-   گذاشتن تقاضا در كارتابل رئيس جهت ارجاع
-  ارجاع پرونده به كارشناس
-   كار كارشناسي
-   طرح احتمالي در كميسيون
چنانچه مشاهده مي‌كنيد براي هريك از اين مراحل روزها و حتي هفته‌ها زمان صرف مي‌شود، در حالي‌كه كل زمان واقعي فرآيند جمعاً چند دقيقه است! به كارگيري رايانه اگر تاثيري هم بخواهد داشته باشد مثلاً اين چند دقيقه را نصف مي‌كند ولي بر آن چند هفته اثري نمي‌گذارد، صرفنظر از اينكه گاهي استفاده از رايانه منجر به دوباره ‌كاري و اتلاف وقت هم مي‌شود. اين تازه زماني است كه پرسنل مسؤلانه و متعهدانه كار مي‌كنند.
در حال حاضر از آنجا كه افراد دسترسي به همه اطلاعات نداشته و از سطح دانش كافي برخوردار نيستند، مديران ترجيح مي‌دهند افرادي را بكار گيرند كه يك كار جزئي را بدون اينكه به اهميت آن در كل موضوع فكر كنند يا ارتباط آن را با ساير مراحل در نظر بگيرند مكرراً و دائماً انجام دهند و بقيه را به فرد ديگري كه او هم مانند قبلي كار مي‌كند بسپارند. بدين ترتيب هيچ كس مسؤول كل فرآيند نيست و هيچكس نمي‌تواند به ارباب ‌رجوع در مورد پيش‌آگهي پرونده يا زمان اتمام كار آن با اطمينان سخن بگويد. به علاوه تركيب كار افراد مختلف اشتباه‌خيز است يعني حتي اگر همه افراد وظيفه خود را درست انجام دهند ممكن است قطعات اين سازه در كنار هم بخوبي جور نشوند. پس بايد به جاي ترويج وظيفه‌گرايي به توسعه فرآيندگرايي روي آورد. "مهندسي مجدد" وصله كردن سازمانها را به كناري مي‌گذارد و با استفاده از دانش و فنّاوري جديد، سازماندهي نويني را برپا مي‌سازد كه در آن انجام وظيفه اصل نيست، بلكه انجام شدن يك فرايند مهم است.

 

/ 12 نظر / 9 بازدید
نمایش نظرات قبلی
علی

سلام لینک شما را هم گذاشتم.

بيتا

ميتونيد به من کمک کنيد اگه ميشه

ido admin

Thank you for using our articles for www.ido.ir and mentioning this name

بتسا

سلام با توجه به اينکه بتسا از اين به بعد از آدرس زير قابل دسترسی می باشد لطفا لينک سايت مهندسی صنايع و نرم افزار و مقالات - بتسا را در سايت خود تغيير دهيد. www.betsa.ir لينک سايت شما نيز در سايت بتسا قرار گرفته است. با تشکر سايت مهندسی صنايع و نرم افزار و مقالات - بتسا

عليرضا مجاهدي

سلام. اختيار داريد. قابل شما را ندارد. با کپی رایت نیازی به خبر دادن نبود ولی بزرگواری کردید در صورت استفاده لطفا لينکش کنيد

مريم شريعت پناهی

سلام می خواستم به شما اطلاع دهم وبلاگ خودم را به قالب يک سايت کامل تر درآورده ام: http://ecommerceiran.com با تشکر

رويا

خيلی وقته نيستين!!!!!

حسن

وبلاگ خوبی داری منم یک سری مطالب جمع کردم که بزودی تو وبلاگم میگذارم به ماهم سر بزن اگه پیغامی داشتی بزار

anotherone

آقای مهندس اينجا که وبلاگه مهندسيه، وبلاگ شخصی نداری بيام سراغت ؟!