گزارش نويسی ۱

 

بخش‌اول، مراحل آماده‌سازي گزارش
نتايج تحقيقات بي‌ارزش‌اند(!) مگر آنكه به‌شكل قابل‌استفاده‌اي براي آنان‌ كه مي‌خواهند اين نتايج را به‌كارببرند، تبديل‌شوند. بنابرابن كار مهندسين در انتهاي فاز طراحي يا تحليل پايان‌نمي‌يابد؛ مهندسان بايد اين‌توانايي را در خود تقويت‌كنند كه نتايج تحقيقات يا طراحي‌هاي خود را به‌سرعت به مراجع بالاتر گزارش‌كنند و نياز به ادامه‌ي كارشان (يا پايان دادن به کارشان) را در آنها پديدآورند.
مهندسان‌صنايع، مديران و افرادي كه با نوآوري و ايجاد پديده‌هاي نو سروكار دارند، بيش‌از هركس بايد با چگونگي گزارش‌دهي آشنا شوند؛ چراكه تنها راه انتقال ايده‌ها از ذهن به عمل نوشتن آنها در قالب گزارشي كاربردي است.
بخش اول از نگارش هر گزارش، آماده‌سازي آن است. اين آماده‌سازي شامل پنج مرحله‌ي اصلي است:
1- جمع‌آوري داده‌ها يا ارايه‌ي (ساخت) نظريه.
2- تحليل داده‌ها و مرتب‌سازي نتايج.
3- طرح‌ريزي كلي گزارش.
4- تهيه‌ي پيش‌نويس گزارش.
5- بازبيني پيش‌نويس گزارش.

بخش‌اول، مراحل آماده‌سازي گزارش
مرحله‌ي اول، جمع‌آوري داده‌ها
آماده‌سازي گزارش با برنامه‌ريزي مراحل تحقيقات آغازمي‌شود؛ بدين معني كه از همان ابتداي كار، هركاري، بايد به‌فكر چگونگي گزارش‌دهي درمورد نتايج آن بود. بهتراست برنامه‌اي براي تهيه‌ي گزارش آماده‌شود. در پروژه‌ها چنانچه برنامه‌ريزان‌پروژه، فعاليت‌هايي را در برنامه‌ي پروژه در راستاي تدوين گزارش درنظربگيرند، گزارش‌ها بهتر و باكيفيت بالاتري تهيه‌مي‌شوند، چراكه افراد به‌عنوان يكوظيفه به‌آن نگاه‌كرده، زمان‌كافي براي آن درنظرمي‌گيرند و از همان آغاز كار جمع‌آوري داده‌ها براي تهيه‌ي گزارش را درخاطردارند.
بررسي‌هاي منظمي، براي يك گزارش‌دهي منظم، لازم‌است. برنامه‌ريزيِ گزارش‌دهي به‌همان اهميت برنامه‌ريزي پروژه‌ي تحقيقات است.
براي تبديل به‌يك نويسنده‌ي گزارش‌فني حرفه‌اي، فرد بايد توانايي پيش‌بيني كلياتِ محتويات گزارش را پيش‌از شروع برنامه‌ي پروژه داشته‌باشد. دربسياري از موارد، رئوس‌مطالب گزارش به‌صورت مقدماتي، در ابتداي برنامه‌ي تحقيقات تهيه‌مي‌شود. تهيه‌ي رئوس‌مطالب هم به تهيه‌ي گزارش خوب و هم در اجراي مناسب برنامه، كمك‌خواهدكرد. اگر افراد بدانند كه در گزارش چه‌چيزهايي ثبت خواهدشد، داده‌هاي مناسب براي آن‌را ثبت‌مي‌كنند و داده‌هاي اضافي را لحاظ‌نمي‌كنند.
درخلال اجراي برنامه‌ي تحقيق بايد شكل گزارش در فكر گزارش‌دهنده شكل‌گيرد و به‌صورت منظم ركوردهاي اطلاعاتي را جمع‌آوري و ثبت‌كند. در پايان تنها زمان اندكي براي ثبت نتايج تحقيق و پردازش اطلاعات لازم‌است. نوشتن متن گزارش بدون بخش گردآوري مجدد داده‌ها و ثبت بخش‌هاي از قلم‌افتاده به‌اندازه‌ي كافي سخت‌هست؛ جمع‌آوري داده‌ها دريك برنامه‌ي مدون كمك بسيار بزرگي به نويسندگان گزارش‌خواهدبود. بهتراست نظرات مهندسان و محققان به‌محض به‌دست‌آوردن داده‌ها، ثبت‌شود؛ اغلب اين نظرات مبتني‌بر ادراك شخص، به تفسير دقيق داده‌ها كمك‌خواهدكرد.
درحين مرحله جمع‌آوري داده‌ها، چگونگي نمايش داده‌ها را در گزارش، مدنظرداشته‌باشيد و داده‌ها را به‌شكلي ثبت‌كنيد كه براي آن قالب مناسب‌باشد، نياز به داده‌هاي اضافي پيش‌از پايان برنامه آشكارخواهدشد. توجه داشته‌باشيد كه تنها داده‌ها بايد درقالب خاصي ثبت‌شود، اين مساله با پيش‌داوري و نتيجه‌سازي تفاوت‌دارد. متاسفانه برخي از مهندسين دقت‌نمي‌كند و پيش‌داوري‌هاي خود درمورد نتايج را در ثبت‌داده‌ها دخالت‌مي‌دهند. به‌ياد داشته‌باشيم امانت‌داري از اولين اصول لازم‌الاجرا در كليه‌ي علوم است.

ديد مهندسی

/ 5 نظر / 47 بازدید
سامان (شهر فرنگ)

اول .... ..خيلی از آشنائی باهات خوشحالم و اميدوارم هميشه سالم و شاد باشی ...وبلاگت اونقده تخصصی هست که بايد حسابی برم تو بحرش بعد نظر بدم

ehsan

سلام من همونم که ديروز يا امروز توی وبلاگم اومده بودی ازت متشکرمبازم سر بزن

گلدونه هاي رازقي ( سوفيا )

دالام دالام منم که مخ ميزنم ميدونی ... چطوری اميرجان بابا صنايع ... من از صنايع خوشم نميادچون ادعاشون ميشه نرم افزار و کامپيوتر پدرش صنايع است منم حرص ميخورم اهه .... چرالينک من نيست؟!!! بيااين همه هواتوداشتم لينک همه رو گذاشتی جز من اهه

گلدونه رازقي

اااا به سحاب بگو غصه نگو لينک تورو هم گذاشتم درضمن يه روز ميام خونتون باهم دعواکنيم درمورد صنايع و کامپيوتر باشه ... مرسی که تحويل گرفتی حالا اشکامو پاک ميکنم.

ehsan

سلام گفتی که به من سر بزن . اين هم سر. برای من اگه ميشه توی وبلاگت لينک بده. بازم به تو سر می زنم. تو هم همينطور