مهندسي صنايع - مهندس امير

گزارش نويسی ۵

 

بخش‌اول، مراحل آماده‌سازي گزارش
مرحله‌ي پنجم، بازبيني پيش‌نويس گزارش
آخرين مرحله‌ي آماده‌سازي گزارش، بازبيني پيش‌نويس تهيه‌شده در مرحله‌ي قبل است. اهميت اين مرحله كمتر از مراحل قبل نيست، اما اهميت آن اغلب توسط گزارش‌نويسان كم‌تجربه درك‌نمي‌شود. بازبيني پيش‌نويس گزارش همانند نقاشي ساختمان يك‌خانه است، ظاهر خانه بدون تغيير ساختار آن به‌نحو چشمگيري بهبودمي‌يابد.
براي بازبيني گزارش، ديدي انتقادي لازم‌است. بهترين روش براي بازبيني پيش‌نويس، كنارگذاشتن آن براي مدت كوتاهي است. اين فاصله‌ي كوتاه سبب‌مي‌شود تا نويسنده‌ي گزارش فرصت‌يابد تا ديد خود را عوض‌كند و در جايگاه يك خوانندهي گزارش قرارگيرد. اين تغيير ديدگاه از آنجا لازم‌است كه نويسنده به‌جاي توجه به آنچه كه قصد نگارشداشته، ببيند درعمل چهنوشته‌است، آيا توانسته‌است افكارش را بهقالب نوشتار در گزارش‌بگنجاند ياخير.
روش‌هاي متعدي براي بازبيني پيش‌نويس گزارش وجوددارد؛ يكي از بهترين اين روش‌ها شامل سه بازبيني مجزاست كه در زير قدم‌هاي آن شرح‌داده‌شده‌است.
1- اولين بازبيني پيش‌نويس را به‌لحاظ محتويات داخل آن بررسي‌مي‌كند. در اين مرحله سووالات زير بايد پاسخ‌داده‌شوند.
● آيا نتايج و استنتاج‌ها درست هستند؟
● آيا اطلاعات كافي براي پشتيباني از صحت نتايج در گزارش درج‌شده‌است؟
● آيا تفسيرهاي لازم از نتايج درج‌شده‌است؟ آيا پيش‌زمينه‌ي مناسب براي درك نتايج ايجادشده‌است؟
● آيا ايده‌ها و داده‌هاي نامربوط حذف‌شده‌اند؟
● آيا توضيحات روي نتايج و داده‌ها به‌جا و لازمند؟
2- در دومين بازنگري گزارش به‌لحاظ سازماندهي آن بررسي‌مي‌شود:
● آيا عناوين و اهداف به‌روشني بيان‌شده‌اند؟
● آيا جريان‌منطقي داده‌ها و شرح‌آنها در گزارش، در بين عناوين به‌خوبي رعايت‌شده‌است؟ آيا ارتباط بين عناوين روشن است؟
● آيا تمام بخش‌هاي لازم گزارش در آن درج‌شده‌است؟
3- سومين بازنگري، براي بررسي درستي املاء و انشاء گزارش‌است؛ درستي املاء، تطبيق جملات با دستور زبان و جايگاه درست علائم نگارش، از مواردي است كه در اين مرحله بررسي‌مي‌شود.
● آيا جملات گزارش به‌شكل موثر نوشته‌شده‌اند؟
● آيا طول جملات كنترل‌شده‌است؟ آيا از پيچيدگي جملات خودداري‌شده‌است؟ آيا يكنواختي در نگارش جملات رعايت‌شده‌است؟
● آيا كليه‌ي لغات استفاده‌شده مفهوم‌هستند؟ آيا لغات‌اضافي حذف‌شده‌اند؟

نگارنده‌ي گزارش بايد از پاسخ مثبت به كليه‌ي سوالات اطمينان‌يابد تا كار آماده‌سازي گزارش پايان‌يابد. بهتراست تا از يك‌بار بازبيني پرهيزشود. نمي‌توان سه‌گروه متفاوت از كارها را با يك‌نگاه مدنظر داشت. يكي‌كردن سه‌كار فوق در يك‌مرحله سبب افزايش اشتباهات و نديده‌گرفته‌شدن اشكالات پيش‌نويس مي‌شود. در قسمت بعدي بخش قالب‌هاي گزارش بررسي‌مي‌شود

 

ديدمهندسي