مهندسي صنايع - مهندس امير

گزارش نويسی ۴

بخش‌اول، مراحل آماده‌سازي گزارش

مرحله‌ي سوم، طرح‌ريزي كلي گزارش

تعيين سرفصل‌ها و عناوين گزارش، يكي از قدم‌هاي مهم در نوشتن گزارش‌است. در اين مرحله است كه سازماندهي گزارش انجام‌شده،‌ نحوه‌ي تركيب‌بندي گزارش و بيان مطلب به‌شكلي كه راحت خوانده‌شود انتخاب‌مي‌شود. اين مرحله ادامه‌ي روند تعيين ترتيب داده‌ها در مرحله‌ي قبل است. در مرحله‌ي قبل تمركز روي نتايجي بود كه در گزارش نمايش‌داده‌مي‌شد، در اين‌مرحله تمركز روي چگونگي نمايش اين نتايج‌است.

عناوين و سرفصل‌ها در راستاي اهداف گزارش به‌گونه‌اي تنظيم‌مي‌شوند كه تاكيد روي بخش‌هاي مختلف داده حفظ‌شود. سرفصل‌ها از چارچوب كلي گزارش كه در مرحله‌ي قبل تهيه‌شد،‌ پيروي‌كرده،‌ آن‌را به نمايش مي‌گذارد. چارچوب، ارتباط بخش‌هاي مختلف گزارش، حجم مطالب و فضايي كه به هربخش گزارش تخصيص‌مي‌يابد،‌ ترتيب زيرفصل‌ها،‌ مكان جداول و تصاوير و نتايج از مواردي هستند كه در يك فصل‌بندي خوب،‌ به آنها پرداخته‌مي‌شود. مي‌توان در اين مرحله حتي،‌ اندازه و نوع قلمي را كه در نگارش عناوين و مطالب به‌كارمي‌رود را تعيين‌كرد. هرچه اين سرفصل ريزتر باشد،‌ كمك بيشتري به نويسنده خواهدبود،‌ به‌خصوص در مواردي كه بيش از يك نفر در نگارش گزارش دخيل است،‌ اين سرفصل با دقت بيشتري تهيه‌شود و كاملاً به افراد گروه تفهيم‌شود.

عنوان سرفصل‌ها و سرتيترها،‌ بايد با دقت انتخاب‌شوند،‌ آنها نشان‌دهنده‌ي مطالب و مفاهيمي هستند كه در متن‌شان آمده‌است. براي تهيه‌ي اين سرتيترها و عناوين نيز مي‌توان از روش پيشنهادي در نوشتارقبلي براي انتخاب عنوان گزارش استفاده‌كرد.

شركت‌هايي كه گزارش‌هايي زيادي در آنها توليدمي‌شود،‌ بدنيست به‌فكر تهيه‌ي استانداردهايي براي سرفصل‌ها باشند. چنانچه مجموعه‌ي كاملي از رئوس‌مطالبي تهيه‌شود،‌ هم به نوشته‌شدن گزارش‌هايي يك‌دست‌تر كمك‌مي‌كند و هم به خوانندگان اين امكان را مي‌دهد تا با شكلي از گزارش آشناشده با آن خوبگيرند

پس‌از تحليل منطقي داده‌ها، مرتب‌سازي آنها و تعيين رئوس‌مطالب، عناوين و سرفصلهاي گزارش، كار تهيه‌ي پيش‌نويس گزارش آسان‌تر از آن است كه در ابتدا تصورمي‌شد. گاهي چندين پيش‌نويس تهيه‌مي‌شود كه هريك بهتر از قبلي است و اين‌كار تا تهيه‌ي آخرين نسخه، كه كليه‌ي آنچه بايد در گزارش بيايد در آن‌هست، ادامه‌مي‌يابد، جايي كه پس‌از آن لازم‌است تا ويرايش‌هاي علمي و ادبي انجام‌شود.
بهتراست كار نگارش پيش‌نويش بلافاصه پس‌از تعيين سرفصل‌ها انجام‌شود، در آن‌هنگام ايده‌هاي نو در انديشه‌ي گزارش‌نويش شكل‌گرفته، بهتر از هروقت‌ديگري آماده‌ي ابراز است. لازم‌است اولين نسخه‌ي پيش‌نويش با سرعت تمام‌تر نوشته‌شود تا افكار و انديشه‌ها از ذهن فرارنكنند. در هنگام تهيه‌ي اين نسخه‌ي اوليه، بايد روي آنچه مي‌خواهد بيان‌شود، متمركزشد نه‌روي چگونگي بيان آن. چنانچه نوشتن با همان‌سرعتي كه افكار در ذهن جريان‌دارند انجام‌شود، چيزي از قلم نمي‌افتد و سير منطقي داده‌ها حفظ‌مي‌شود. نويسنده بايد توجه‌كند كه تا پايان تهيه‌ي نسخه‌ي اوليه به‌هيچ‌عنوان براي ويرايش‌متن برنگردد(!)، كار نگارش اين نسخه‌ي فشرده تا انتها ادامه‌يابد، فرصت براي بازبيني بسياراست!
پس‌از تهيه‌ي اولين نسخه‌ي پيش‌نويش كه به‌بيان فشرده‌ي افكارمي‌پردازد، يك بازبيني سريع براي بررسي صحت و دقت علمي و فني متن لازم‌است. در اين مرحله بررسي‌مي‌شود كه مطلبي ازقلم نيافتاده‌باشد. سووالاتي كه براي بررسي درستي انجام اين مرحله نويسنده بايد آنها را بررسي‌كند عبارتند از:
● آيا تمام مطالبي كه در مرحله‌ي دوم، تحليل و مرتب‌سازي داده‌ها، تعيين‌شده‌بود، بيان شده‌اند؟
● آيا ترتيب داده‌ها هنوز منطقي به‌نظرمي‌رسد؟ آيا لازم‌است تغييراتي در اين ترتيب داده‌شود؟
● آيا داده‌ها يا شرح نامربوطي در پيش‌نويش آمده‌است؟
● آيا ترتيب منطقي نتايج حفظ‌شده‌است؟

در دومين نسخه‌ي پيش‌نويس، ضمن بسط
دادن مطالب درصورت‌نياز، به شيوه‌هاي نگارش نيز توجه‌مي‌شود. پس‌از اطمينان از آنچه در گزارش‌آمده، اكنون نوبت به توجه به چگونگي نگارش‌مي‌رسد. براي اطمينان از فهم خوانندگان گزارش، لازم‌است گزارش‌ها شفاف، منطقي، موجز و مختصر، باامانت و با رعايت اصول ادب نوشته‌شوند

ديد مهندسی