مهندسي صنايع - مهندس امير

گزارش نويسی ۳

بخش‌اول، مراحل آماده‌سازي گزارش

مرحله‌ي دوم، تحليل و مرتب‌سازي داده‌ها (ادامه)

در قسمت‌قبلي بيان‌شد كه انتخاب داده‌هايي كه بايد در گزارش درج‌شوند و نحوهي نمايش آنها در گزارش، از مهم‌ترين قدم‌هاي گزارش است. به‌علت اهميت موضوع،‌ مجدداً اين مساله را تكرارمي‌كنم كه انتخاب ترتيب مناسب براي داده‌ها و تاكيد بر بخش‌هايي از آن ممكن‌است معاني متفاوتي را در ذهن خوانندگان گزارش ايجادكند. مهندسان زيرك مي‌توانند از اين مساله در پيشبرد نظرات خود استفاده‌كنند. گاهي حتي با درج داده‌هاي درست و دقيق در گزارش ولي عوض‌كردن ترتيب‌داده‌ها و تاكيد بر بخش‌هاي خاصي از آنها، مي‌توان حقيقت را پنهان‌كرد.

براي جلوگيري از تغيير معاني در گزارش‌ها،‌ به‌خصوص گزارش‌هاي تكراري يا گزارش‌هاي مالي، بهتراست در ابتداي كار الگو و قالب مناسبي براي گزارش تعريف‌شود و برمبناي اين قالب، تهيه‌كنندگان گزارش اقدام به ارائه‌ي داده‌ها كنند. به‌خاطر داشته‌باشيم كه امانت‌داري از مهم‌ترين اصولي است كه هر مهندس خوب بايد به آن وفادار باشد.

پس‌از مشخص‌شدن داده‌هايي كه در گزارش درج‌مي‌شوند و انتخاب قالب مناسب نمايش آنها،‌ يك قدم اساسي ديگر تا مرحله‌ي بعدي يعني طرح‌ريزي كلي گزارش و تعيين رئوس‌مطالب باقي‌است. اين قدم مهم راهي‌است براي مشخص‌كردن محدوده‌هاي گزارش و تعيين اندازه‌اي از داده‌ها كه در اختيار خوانندگان قرارمي‌گيرد. به دو دليل اين مساله مهم‌است:

1- حدود كار مشخص‌مي‌شود و از اضافه يا كم‌كاري جلوگيري‌مي‌شود.

2- با توجه به مسايل امنيتي،‌ سطح اطلاعاتي كه در گزارش به‌نظر خوانندگان مي‌رسد تعيين‌مي‌گردد.

 

بدين منظور، كافي‌است سه مورد زير به‌دقت مشخص‌شوند:

عنوان گزارش: به‌خلاصه‌ترين شكل ممكن بيانگر آنچه در گزارش آمده، اهداف و مساله مورد بررسي باشد. قالبي كه من در انتخاب عنوان گزارش‌ها و مقالات انتخاب‌مي‌كنم به شكل زير است.‌ البته اين صرفاً نظر نگارنده است و خوانندگان محترم در نظر داشته‌باشند كه قانوني در نگارش گزارش‌نيست. عنوان به پنج بخش تقسيم مي‌شود كه دو بخش‌انتهايي آن برحسب ضرورت درج‌مي‌شود و لزومي به استفاده‌ي از آنها نيست.

 

زمان

روش

مورد

قلم قابل‌تحويل

فعل

زمان انجام‌كار كه مي‌تواند عاملي موثر در نتايج به‌دست‌آمده باشد. اگر زمان عامل تعيين‌كننده‌اي در نتايج گزارش است بايد حتماً درج‌شود.

Methodology يا روشي كه در انجام كار تعريف‌شده، از آن استفاده‌مي‌شود. (لزومي به درج اين مورد در همه‌ي گزارش‌ها نيست.)

Case موردبررسي،‌ كه مي‌تواند بيانگر خصوصيات و ويژگي‌هاي كاري باشد كه توسط دوبخش قبلي تعريف‌شده‌است.

 

يك قلم قابل‌تحويل فيزيكي ملموس يا غيرفيزيكي، مانند اطلاعات، كه براي همگان معلوم‌است و نشان‌دهنده‌ي حدود گزارش‌است.

فعلي كه روي قلم فيزيكي انجام مي‌گيرد. مجموعه‌ي اين فعل و قلم قابل‌تحويل،‌ بيانگر نوع‌كار است.

 

محدوده‌ي گزارش: بيانگر حدودي باشد كه اين گزارش به آن پرداخته‌است. تعيين اين مرزها مهم‌است و گاهي نياز به‌انجام بحث‌هاي بسيار، بين خوانندگان و تهيه‌كنندگان گزارش دارد. تعيين سطوح‌امنيتي گزارش نيز، در مواردي كه داده‌هاي آن براي سازمان حياتي است،‌ نظير امور نظامي،‌ پيش‌از تهيه‌ي گزارش بسيار مهم‌است.

 

اهداف گزارش: اين‌كه گزارش به‌دنبال بيان چيست و تهيه‌ي آن چه اهدافي را دنبال‌مي‌كند. اين مساله به‌خصوص براي بازنگري،‌ ويرايش و اصلاح گزارش، كمك بزرگي‌است، در اين مراحل مي‌توان گزارش را از لحاظ رسيدن به‌اهداف خود بررسي، تاييد يا ردكرد.

 

انجام مراحل فوق كار ساده‌اي نيست اما دقت در تهيه‌ي آنها به تهيه‌ي بهتر گزارش كمك‌مي‌كند؛ چراكه تلاش‌هاي تهيه‌كنندگان گزارش را در مسير اهداف گزارش و در چارچوبي از پيش‌تعيين‌شده هدايت‌مي‌كند.

 ديد مهندسی