مهندسي صنايع - مهندس امير

گزارش نويسی ۲

 

بخش‌اول، مراحل آماده‌سازي گزارش
مرحله‌ي دوم، تحليل و مرتب‌سازي داده‌ها
دومين مرحله از آماده‌سازي گزارش تحليل‌داده‌ها و مرتب‌سازي آن‌هاست که شايد مشکل‌ترين بخش‌کار باشد، چراکه نويسنده‌ي گزارش در اين مرحله بايد درباره‌ي مطالبي که قراراست به خوانندگانش منتقل‌شود، تصميم‌گيري‌کند. اين مرحله مهمترين مرحله‌ي تهيه‌ي گزارش است، درآن نتايج برنامه‌ي تحقيق به‌دست‌مي‌آيد و پايه‌اي براي نوشتن گزارش است. آغاز اين مرحله با مرحله‌ي جمع‌آوري داده‌ها هم‌پوشاني دارد، کار تحليل‌داده‌ها مي‌تواند از مرحله‌ي جمع‌آوري داده‌ها آغازشود، اما حجم‌اصلي عمليات‌پردازش، پس‌از جمع‌آوري کامل داده‌ها و در انتهاي کار تهيه‌ي گزارش انجام‌مي‌شود. پس‌از آنکه کليه‌ي داده‌ها جمع‌آوري‌شد، مي‌توان درباره‌ي مجموعه‌ي آنها به‌درستي تصميم‌گيري‌کرد، دراين مرحله مي‌توان مجدداً داده‌ها را آزمايش‌کرد و نظرات اوليه‌اي که در مرحله‌ي قبل در ذهن‌نويسنده‌ي گزارش شکل‌گرفته، باتوجه به داده‌هاي جديد و مجموعه‌ي کل داده‌ها بازبيني‌کرد.
درخلال اين بازبيني داده‌هاست که نتايج برنامه‌ي تحقيق نمايانده‌مي‌شود. نتايج اين‌مرحله محتويات گزارش و چگونگي سازماندهي آنرا ديکته‌مي‌کند. پيش‌از نگارش گزارش بايد مقصد گزارش و مواردي که درآن بايد باشد، مشخص‌شود. بهتراست ابتدا کليه‌ي نتايج حاصله از تحليل را بدون‌هيچ ترتيبي، به‌شيوه‌اي معني‌دار ثبت‌کرده، سپس آنها را بسته به‌عواملي که براي نشان‌دادن صحيح نتايج به خوانندگان مهم‌است، جمع‌بندي و مرتب‌کرد. هنگامي‌که نتايج ثبت‌شد، بايد آنها را برحسب اهميت‌شان به‌صورت نزولي مرتب‌کرد، البته اين يك قانون‌كلي نيست.
قدم‌مهم بعدي، انتخاب داده‌هايي است که بايد در گزارش درج‌شوند. بهتراست سعي‌شود تا حداکثر خلاصه‌سازي داده‌ها در گزارش انجام‌شود تا خوانندگان سريع‌تر به نتايج دستيابي‌داشته، گيج‌نشوند. تنها بخش‌هايي از داده‌ها را انتخاب‌کنيد که خواننده را در فهم مطالب و درک نتايج بررسي ياري‌مي‌دهد. البته فراموش‌نبايدکرد که نيازي به پنهان‌کردن نتايج متناقض‌نيست، وقتي تناقض‌هاي معناداراي مشاهده‌مي‌شود بايد آن‌را گزارش‌داد.
قدم‌بعدي، مرتب‌سازي داده‌ها و انتخاب نحوه‌ي نمايش آن‌هاست. يکي‌از هنرهاي گزارش‌نويسان خوب انتخاب نحوه‌ي مناسب نمايش‌داده‌هاست. بارها مشاهده‌شده‌است که نتايج برخي تحقيقات‌خوب تنها به‌دليل نمايش‌بد داده‌ها در آنها يا مرتب‌نشدن مناسب داده‌ها در گزارش، تاثير لازم را نداشته‌اند. روش‌هاي متفاوتي براي نمايش‌داده‌ها وجوددارد. متن، جدول، نمودار و شکل‌ها روش‌هايي براي ارايه‌ي مکتوب گزارش‌هاست. امروزه نيز با ظهور وسيع اسنادالکترونيک و ارتباطات‌الکترونيک، اشکال‌تازه و با تاثيرگذاري بالا ظهورکرده‌اند. دراين قدم بايد درباره‌ي بخش‌هايي از داده که بايد موردتاکيد قرارگيرند و برجسته‌تر از ساير داده‌ها نمايش‌داده‌شوند تصميم‌گيري‌شود. گاهي تاکيدبر بخش‌هاي مختلف داده‌ها، معاني مختلفي در ذهن خوانندگان ايجادمي‌کند. پس‌از مشخص‌شدن نحوه‌ي نمايش و تعيين قالب‌نمايش، بهتراست شناسنامه‌اي براي قالب تهيه‌شود و در آن صورت‌قالب، هدف استفاده ازآن، کيفيت و منظور از آن درج‌شود.

ديد مهندسی